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Im Journal werden alle Kontaktaufnahmen und Tätigkeiten, welche mit dem Kunden/Mitarbeiter in Zusammenhang stehen, dokumentiert.
Für jede Tätigkeit wird ein neuer Kontakt erfasst. So ist es möglich, ein genaues Journal zu führen und zu verfolgen.
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Wir unterscheiden drei verschieden Arten von Terminen:
Pendenz |
Eine Pendenz ist ein Termin der automatisch erscheint sobald ein Kunden-Record geöffnet wird. So ist es möglich dem Sachbearbeiter wichtige Informationen über einen Kunden/Mitarbeiter sofort in Erinnerung zu rufen. Die Pendenz erscheint so lange bis ein "Erledigt-Datum" eingesetzt wird. Pendenzen werden in den Records Kunden, Mitarbeiter, Vertrag und Lohn mit der Tastenkombination «Ctrl+P» erzeugt. Eine Umstellung von Termin oder Aufgabe auf Pendenz funktioniert nicht. Sie sollten also nie diese Einstellung vornehmen.
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Aufgabe |
Eine Aufgabe ist ein Termin, der ein bestimmtes Anfangsdatum hat, jedoch keine genaues Enddatum. Die Aufgabe erscheint im Terminkalender in der Aufgabenliste ab dem eingesetzten Datum solange bis ein "Erledigt-Datum" eingesetzt wird.
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Termin |
Der Typ Termin erscheint im Terminkalender an dem eingesetzten Datum, unabhängig davon ob er erledigt ist oder nicht. Mit der Besonderheit, dass Dieser durchgestrichen dargestellt wird, wenn ein "Erledigt-Datum" eingesetzt wurde. Siehe auch
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Eingabefelder "Kunde" mit Erklärungsbedarf:
erfasst von |
Zeigt den Namen des Sachbearbeiters der diesen Termin erfasst hat. Dieser kann nicht geändert werden. |
Sachbearbeiter |
Bestimmt, wen dieser Termin angeht bzw. auf wessen Terminkalender dieser erscheint. Wird beim Typ Pendenz ein Sachbearbeiter eingesetzt, erscheint die Information nur beim bewussten Sachbearbeiter. Soll dieser alle angehen muss der Sachbearbeiter aus diesem Feld entfernt werden. |
Dauer |
Bestimmt wie lange ein Termin dauert. Dies ist vor allem für den Terminkalender relevant, kann jedoch auch zu Auswertungszwecken nützlich sein. |
Alarm |
Wird diese Option gewählt, (betrifft nur Typ Termin) wird der Sachbearbeiter benachrichtigt, wenn der Termin fällig ist. |
Tätigkeit |
Beschreibt die ausgeführte Tätigkeit während des Termins |
Betreff |
Kurzer Hinweis |
Kontaktperson |
Wird autom. eingesetzt, wenn der Termin über den Kunden/Mitarbeiter erfasst wird. |
Erledigt am |
Wann wurde der Termin erledigt. |
Bemerkungen |
Genauere Beschreibung der Tätigkeit bzw. Inhalt des Gesprächs zur Dokumentation |
Kontext-Nr. 3031